Customer Data Privacy Policy

Context and overview

Los detalles clave,,en,Política preparado por,,en,Un Franck,,en,Aprobado por la junta,,en,en la gestión,,en,,,en,Política entró en funcionamiento el,,en,,,en,Siguiente fecha de revisión,,en,,,en,Introducción,,en,Alquiler Motorrad ejecutivo necesita para reunir y usar cierta información acerca de los individuos,,en,Estos pueden incluir a los clientes,,en,proveedores,,en,contactos de negocios,,en

* Policy prepared by: Un Franck,en

* Approved by board / management on: 01/07/2008

* Policy became operational on: 07/01/2008

* Next review date: 30/06/2018

 

Introduction

Motorrad Executive Rentals needs to gather and use certain information about individuals.

These can include customers, suppliers, business contacts, empleados y otras personas que la organización tiene una relación con, o puede ponerse en contacto con,,en,Esta política describe cómo estos datos personales deben ser recogidos,,en,se almacena y maneja para cumplir las normas de protección de datos de la compañía - y para cumplir con la ley,,en,¿Por qué existe esta política,,en,Esta política de protección de datos garantiza Alquiler Executive Motorrad,,en,Cumple con la ley de protección de datos y seguir las buenas prácticas,,en,Protege los derechos de los funcionarios,,en,clientes y socios,,en,Está abierto acerca de cómo se almacena y procesa los datos de los individuos,,en.

This policy describes how this personal data must be collected, handled and stored to meet the company’s data protection standards — and to comply with the law.

 

Why this policy exists

This data protection policy ensures Motorrad Executive Rentals:

• Complies with data protection law and follow good practice
• Protects the rights of staff, customers and partners
• Is open about how it stores and processes individuals’ data
• Se protege de los riesgos de una fuga de datos,,en,la ley de protección de datos,,en,La Ley de Protección de Datos,,en,describe cómo las organizaciones - incluyendo el alquiler Motorrad ejecutivas - deben recoger,,en,manejar y almacenar información personal,,en,Estas reglas se aplican independientemente de si los datos se almacenan electrónicamente,,en,en papel o en otros materiales,,en,Para cumplir con la ley,,en,información personal debe ser recogida y usada bastante,,en,almacenado a conocer de forma segura y no ilegalmente,,en,La Ley de protección de datos se basa en ocho principios importantes,,en

 

Data protection law

The Data Protection Act 1998 describes how organisations — including Motorrad Executive Rentals — must collect, handle and store personal information.

These rules apply regardless of whether data is stored electronically, on paper or on other materials.

To comply with the law, personal information must be collected and used fairly, stored safely and not disclosed unlawfully.

The Data Protection Act is underpinned by eight important principles. Estos decir que los datos personales,,en,Procesarse de manera justa y legalmente,,en,Obtenerse sólo para concreto,,en,fines legales,,en,ser adecuados,,en,pertinentes y no excesivos,,en,Sea exacta y se mantiene hasta la fecha,,en,No se llevará a cabo durante más tiempo del necesario,,en,Procesados ​​de acuerdo con los derechos de los interesados,,en,Ser protegido de manera apropiada,,en,No ser transferidos fuera del Área Económica Europea,,en,AEE,,nl,a menos que ese país o territorio que también garantiza un nivel adecuado de protección,,en,Gente,,en,riesgos y responsabilidades,,en,ámbito de aplicación de políticas,,en,Esta política se aplica a,,en:

1. Be processed fairly and lawfully
2. Be obtained only for specific, lawful purposes
3. Be adequate, relevant and not excessive
4. Be accurate and kept up to date
5. Not be held for any longer than necessary
6. Processed in accordance with the rights of data subjects
7. Be protected in appropriate ways
8. Not be transferred outside the European Economic Area (EEA), unless that country or territory also ensures an adequate level of protection

 

People, risks and responsibilities

 

Policy scope

This policy applies to:

• La oficina central de Alquileres Executive Motorrad,,en,Todas las ramas de alquiler Motorrad Executive,,en,Todo el personal y los voluntarios de Alquileres Executive Motorrad,,en,todos los contratistas,,en,proveedores y otras personas que trabajan en nombre de Alquileres Executive Motorrad,,en,Se aplica a todos los datos que posee la compañía en relación con los individuos identificables,,en,incluso si esa información está técnicamente fuera de la Ley de Protección de Datos,,en,Esto puede incluir,,en,Los nombres de los individuos,,en,Las direcciones postales,,en,Correos electrónicos,,en,Números telefónicos,,en
• All branches of Motorrad Executive Rentals
• All staff and volunteers of Motorrad Executive Rentals
• All contractors, suppliers and other people working on behalf of Motorrad Executive Rentals

 

It applies to all data that the company holds relating to identifiable individuals, even if that information technically falls outside of the Data Protection Act 1998. This can include:

• Names of individuals
• Postal addresses
• Email addresses
• Telephone numbers
• ... además de cualquier otra información relacionada con las personas,,en,los riesgos de protección de datos,,en,Esta política ayuda a proteger Motorrad Alquiler Ejecutivo de algunos riesgos de seguridad de datos muy real,,en,incluso,,en,La falta de confidencialidad,,en,Por ejemplo,,en,información que se da de manera inapropiada,,en,El no poder ofrecer la opción,,en,todas las personas deben tener libertad para elegir la forma en que la compañía utiliza los datos que les,,en,daño a la reputación,,en,la compañía podría sufrir si los piratas informáticos obtuvieron con éxito el acceso a los datos sensibles,,en,Responsabilidades,,en

 

Data protection risks

This policy helps to protect Motorrad Executive Rentals from some very real data security risks, including:

• Breaches of confidentiality. For instance, information being given out inappropriately.
• Failing to offer choice. For instance, all individuals should be free to choose how the company uses data relating to them.
• Reputational damage. For instance, the company could suffer if hackers successfully gained access to sensitive data.

 

Responsibilities

Toda persona que trabaja para o con Alquiler de ejecutivos Motorrad tiene parte de la responsabilidad de asegurar los datos se recogen,,en,se almacena y manipula adecuadamente,,en,Cada equipo que maneja los datos personales deben asegurar que se maneja y se procesa de acuerdo con esta política y los principios de protección de datos,,en,estas personas tienen áreas clave de responsabilidad,,en,El consejo de administración es responsable de asegurar que Motorrad Alquiler Ejecutivo se reúne con sus obligaciones legales,,en,El oficial de protección de datos,,en,Jason Kilian,,en,es responsable de,,en, stored and handled appropriately.

Each team that handles personal data must ensure that it is handled and processed in line with this policy and data protection principles.

 

sin embargo, these people have key areas of responsibility:

• The board of directors is ultimately responsible for ensuring that Motorrad Executive Rentals meets its legal obligations.
• The data protection officer, Jason Kilian, is responsible for:
  • Mantener la junta actualizada acerca de las responsabilidades de protección de datos,,en,riesgos y problemas,,en,La revisión de todos los procedimientos de protección de datos y las políticas relacionadas,,en,de acuerdo con un calendario acordado,,en,La organización de formación en protección de datos y asesoramiento para las personas cubiertas por esta política,,en,Manejo de cuestiones de protección de datos de personal y cualquier otra persona cubiertos por esta política,,en,Tramitación de las solicitudes de las personas para ver los datos Motorrad Alquiler Ejecutiva celebra sobre ellos,,en,también llamadas ‘solicitudes de acceso sujetos’,,en, risks and issues.
  • Reviewing all data protection procedures and related policies, in line with an agreed schedule.
  • Arranging data protection training and advice for the people covered by this policy.
  • Handling data protection questions from staff and anyone else covered by this policy.
  • Dealing with requests from individuals to see the data Motorrad Executive Rentals holds about them (also called ‘subject access requests’).
  • Comprobación y aprobación de los contratos o acuerdos con terceros que puedan manejar los datos sensibles de la compañía,,en,El director de TI,,en,Robert House,,en,Garantizar que todos los sistemas,,en,servicios y equipos utilizados para el almacenamiento de datos cumplen con los estándares de seguridad aceptables,,en,La realización de controles periódicos y análisis para garantizar la seguridad del hardware y el software está funcionando correctamente,,en,La evaluación de los servicios de terceros que la compañía está considerando utilizar para almacenar o procesar datos,,en,servicios de computación en la nube,,en,El director de marketing,,en,Elna Rossouw,,af.
• The IT manager, Robert House, is responsible for:
  • Ensuring all systems, services and equipment used for storing data meet acceptable security standards.
  • Performing regular checks and scans to ensure security hardware and software is functioning properly.
  • Evaluating any third-party services the company is considering using to store or process data. For instance, cloud computing services.
• The marketing manager, Elna Rossouw, is responsible for:
  • Aprobar cualquier declaración de protección de datos adjuntos a las comunicaciones, tales como correos electrónicos y cartas,,en,Dirigiéndose a cualquier consulta de protección de datos de los periodistas o medios de comunicación como periódicos,,en,Donde sea necesario,,en,trabajar con otros miembros del personal para asegurar las iniciativas de marketing se rigen por los principios de protección de datos,,en,directrices generales de personal,,en,Las únicas personas que pueden acceder a los datos protegidos por esta política deben ser aquellos que lo necesitan para su trabajo,,en,Los datos no se debe compartir de manera informal,,en,Cuando se requiere el acceso a la información confidencial,,en.
  • Addressing any data protection queries from journalists or media outlets like newspapers.
  • Where necessary, working with other staff to ensure marketing initiatives abide by data protection principles.

 

General staff guidelines

The only people able to access data covered by this policy should be those who need it for their work.

• Data should not be shared informally. When access to confidential information is required, los empleados pueden solicitarla a sus superiores,,en,Motorrad Alquiler ejecutivos proporcionará capacitación a todos los empleados para ayudarles a entender sus responsabilidades en el manejo de datos,,en,Los empleados deben mantener todos los datos de forma segura,,en,tomando precauciones sensatas y siguiendo las siguientes indicaciones,,en,En particular,,en,contraseñas seguras deben ser utilizadas y que nunca deben compartirse,,en,Los datos personales no deben ser revelados a personas no autorizadas,,en,ya sea dentro de la empresa o externamente,,en.
• Motorrad Executive Rentals will provide training to all employees to help them understand their responsibilities when handling data.
• Employees should keep all data secure, by taking sensible precautions and following the guidelines below.
• In particular, strong passwords must be used and they should never be shared.
• Personal data should not be disclosed to unauthorised people, either within the company or externally.
• Los datos deben ser revisados ​​y actualizados con regularidad, si se comprueba que estar fuera de fecha,,en,Si ya no se necesita,,en,debe suprimirse y desecharse,,en,Los empleados deben solicitar la ayuda de su supervisor o el oficial de protección de datos si no están seguros acerca de cualquier aspecto de la protección de datos,,en,Almacenamiento de datos,,en,Estas reglas describen cómo y donde los datos deben ser almacenados de forma segura,,en,Preguntas sobre el almacenamiento de datos de forma segura pueden ser dirigidas al controlador responsable de TI o los datos,,en,Cuando los datos se almacenan en el papel,,en. If no longer required, it should be deleted and disposed of.
• Employees should request help from their line manager or the data protection officer if they are unsure about any aspect of data protection.

 

Data storage

These rules describe how and where data should be safely stored. Questions about storing data safely can be directed to the IT manager or data controller.

When data is stored on paper, se debe mantener en un lugar seguro donde las personas no autorizadas no puedan verlo,,en,Estas directrices también se aplican a los datos que normalmente se almacenan electrónicamente, pero ha sido impresos por alguna razón,,en,Cuando no sea necesaria,,en,el papel o archivos deben ser guardados en un cajón cerrado con llave o archivador,,en,Los empleados deben asegurarse de papel y las impresiones no se quedan donde las personas no autorizadas puedan verlos,,en,al igual que en una impresora,,en,impresiones de datos deben ser triturados y eliminarse de forma segura cuando ya no se requiere,,en,Cuando los datos se almacenan electrónicamente,,en.

These guidelines also apply to data that is usually stored electronically but has been printed out for some reason:

• When not required, the paper or files should be kept in a locked drawer or filing cabinet.
• Employees should make sure paper and printouts are not left where unauthorised people could see them, like on a printer.
• Data printouts should be shredded and disposed of securely when no longer required.
• When data is stored electronically, debe ser protegido del acceso no autorizado,,en,eliminación accidental y los intentos de piratería informática,,en,Los datos deben ser protegidos mediante contraseñas seguras que se cambian regularmente y nunca compartieron entre los empleados,,en,Si los datos se almacenan en un medio extraíble,,en,como un CD o un DVD,,en,estos deben mantenerse encerrados de forma segura cuando no se utiliza,,en,Los datos sólo se debe almacenar en las unidades y servidores designados,,en,y sólo debe ser subido a un servicios de cloud computing aprobados,,en,Los servidores que contienen datos personales deberían estar situados en un lugar seguro,,en, accidental deletion and malicious hacking attempts:
• Data should be protected by strong passwords that are changed regularly and never shared between employees.
• If data is stored on removable media (like a CD or DVD), these should be kept locked away securely when not being used.
• Data should only be stored on designated drives and servers, and should only be uploaded to an approved cloud computing services.
• Servers containing personal data should be sited in a secure location, lejos de espacio de oficina en general,,en,Los datos deben ser respaldados con frecuencia,,en,Esas copias de seguridad deben ser probados regularmente,,en,de acuerdo con los procedimientos de copia de seguridad estándar de la compañía,,en,Datos nunca debe guardarse directamente a los ordenadores portátiles u otros dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes,,en,Todos los servidores y equipos que contengan datos sean protegidos por un software de seguridad aprobado y un firewall,,en,el uso de datos,,en,Los datos personales son de ningún valor para Alquiler Executive Motorrad a menos que la empresa puede hacer uso de ella,,en.
• Data should be backed up frequently. Those backups should be tested regularly, in line with the company’s standard backup procedures.
• Data should never be saved directly to laptops or other mobile devices like tablets or smart phones.
• All servers and computers containing data should be protected by approved security software and a firewall.

 

Data use

Personal data is of no value to Motorrad Executive Rentals unless the business can make use of it. sin embargo, es cuando se accede y utiliza que puede estar en mayor riesgo de pérdida de datos personales,,en,la corrupción o robo,,en,Cuando se trabaja con datos personales,,en,Los empleados deben garantizar las pantallas de sus ordenadores siempre se bloquean cuando se deja desatendido,,en,Los datos personales no se deben compartir de manera informal,,en,nunca debe ser enviado por correo electrónico,,en,como esta forma de comunicación no es segura,,en,Los datos deben ser cifrados antes de ser transferido electrónicamente,,en,El administrador de TI puede explicar cómo enviar datos a los contactos externos autorizados,,en, corruption or theft:

• When working with personal data, employees should ensure the screens of their computers are always locked when left unattended.
• Personal data should not be shared informally. In particular, it should never be sent by email, as this form of communication is not secure.
• Data must be encrypted before being transferred electronically. The IT manager can explain how to send data to authorised external contacts.
• Los datos personales nunca deben ser transferidos fuera del Área Económica Europea,,en,Los empleados no deben guardar copias de los datos personales de sus propios ordenadores,,en,Siempre acceder y actualizar la copia central de cualquier dato,,en,Precisión de los datos,,en,La ley exige Alquiler Executive Motorrad a tomar medidas razonables para asegurar que los datos se mantiene exacta y actualizada,,en,El más importante es que los datos personales es exacta,,en,Cuanto mayor es el esfuerzo Motorrad Alquiler ejecutivos deben poner en asegurar su exactitud,,en.
• Employees should not save copies of personal data to their own computers. Always access and update the central copy of any data.

 

Data accuracy

The law requires Motorrad Executive Rentals to take reasonable steps to ensure data is kept accurate and up to date.

The more important it is that the personal data is accurate, the greater the effort Motorrad Executive Rentals should put into ensuring its accuracy.

Es responsabilidad de todos los empleados que trabajan con datos para tomar las medidas razonables para garantizar que se mantenga lo más exacta y actualizada como sea posible,,en,Los datos se llevará a cabo en el menor número de lugares como sea necesario,,en,El personal no debe suponer ningún tipo de conjuntos de datos adicionales innecesarios,,en,El personal debe aprovechar cada oportunidad para asegurar que los datos se actualiza,,en,mediante la confirmación de los detalles de un cliente cuando llaman,,en,Motorrad Alquiler Executive hará que sea fácil para los titulares de los datos para actualizar la información Motorrad Alquiler Ejecutiva celebra sobre ellos,,en.

• Data will be held in as few places as necessary. Staff should not create any unnecessary additional data sets.
• Staff should take every opportunity to ensure data is updated. For instance, by confirming a customer’s details when they call.
• Motorrad Executive Rentals will make it easy for data subjects to update the information Motorrad Executive Rentals holds about them. For instance, a través de la web de la empresa,,en,Los datos deben ser actualizados según las inexactitudes que se descubren,,en,si un cliente ya no se puede llegar a su número de teléfono almacenado,,en,que debe ser retirado de la base de datos,,en,Es responsabilidad del director de marketing para asegurar las bases de datos de marketing se comprueban con la supresión industria registra cada seis meses,,en,solicitudes de acceso sujetas,,en,Todas las personas que son objeto de los datos personales en poder de Alquiler Executive Motorrad tienen derecho a,,en,Pregunta qué información posee la compañía acerca de ellos y por qué,,en.
• Data should be updated as inaccuracies are discovered. For instance, if a customer can no longer be reached on their stored telephone number, it should be removed from the database.
• It is the marketing manager’s responsibility to ensure marketing databases are checked against industry suppression files every six months.

 

Subject access requests

All individuals who are the subject of personal data held by Motorrad Executive Rentals are entitled to:

• Ask what information the company holds about them and why.
• Preguntar cómo acceder a ella,,en,Ser informado cómo mantener al día,,en,Ser informado de cómo la compañía está cumpliendo con sus obligaciones de protección de datos,,en,Si un contacto individual de la empresa que solicita esta información,,en,esto se llama una solicitud de acceso por materias,,en,solicitudes de acceso en cuestión procedentes de individuos deben hacerse por correo electrónico,,en,dirigida al controlador de datos en,,en,dirección de correo electrónico,,en,El controlador de datos puede suministrar un formulario de solicitud estándar,,en,aunque los individuos no tienen que utilizar este,,en,Los individuos se les cobrará R250 por solicitud de acceso por materias,,en.
• Be informed how to keep it up to date.
• Be informed how the company is meeting its data protection obligations.

If an individual contacts the company requesting this information, this is called a subject access request.

Subject access requests from individuals should be made by email, addressed to the data controller at [email address]. The data controller can supply a standard request form, although individuals do not have to use this.

Individuals will be charged R250 per subject access request. El controlador de datos tendrá como objetivo proporcionar los datos relevantes dentro de,,en,días,,en,El responsable del fichero será siempre verificar la identidad de cualquier persona que hace una petición de acceso sujeto antes de entregar cualquier información,,en,La revelación de los datos por otras razones,,en,En ciertas circunstancias,,en,la Ley de Protección de Datos permite a los datos personales, a publicar en los organismos policiales sin el consentimiento de la persona afectada,,en,Bajo estas circunstancias,,en,Motorrad Ejecutivo Alquiler revelará datos solicitados,,en 14 days.

The data controller will always verify the identity of anyone making a subject access request before handing over any information.

 

 

Disclosing data for other reasons

In certain circumstances, the Data Protection Act allows personal data to be disclosed to law enforcement agencies without the consent of the data subject.

Under these circumstances, Motorrad Executive Rentals will disclose requested data. sin embargo, el controlador de datos se asegurará de la solicitud es legítima,,en,buscar la ayuda de la junta y de los asesores legales de la empresa cuando sea necesario,,en,proporcionar información,,en,Motorrad Alquiler ejecutivas tiene como objetivo garantizar que las personas son conscientes de que sus datos se está procesando,,en,y que entienden,,en,¿Cómo se utilizan los datos,,en,Cómo ejercer sus derechos,,en,Para estos fines,,en,la empresa cuenta con una declaración de privacidad,,en,que expone cómo los datos relativos a personas físicas son utilizados por la empresa,,en,Cliente Política de privacidad de datos,,en,Contexto y visión general,,en, seeking assistance from the board and from the company’s legal advisers where necessary.

 

Providing information

Motorrad Executive Rentals aims to ensure that individuals are aware that their data is being processed, and that they understand:

• How the data is being used
• How to exercise their rights

To these ends, the company has a privacy statement, setting out how data relating to individuals is used by the company.